PRIMER PASO PARA ORGANIZAR UN (BUEN) EVENTO: CONOCER A LAS PERSONAS

Cuando organizas un evento, el primer paso es conocer a los implicados. Cada pareja tiene una historia personal, intransferible. Mil detalles emocionales con los que construir una ocasión única en la que todo tenga sentido y esté conectado.

Lo más habitual es sentar a los novios (y a sus temidos padres) y presentarles espacios, menús, bodega y un catálogo de extras que pueden comprar (fotos, música, flores…). Cerrar una fecha, un número de invitados y como mucho, preguntar si hay algún vegetariano o intolerante al gluten. Pedirles un porcentaje a cuenta del total del evento y “hasta luego, Lucas”.

Yo no trabajo así. Invierto un porcentaje altísimo de tiempo en esta fase porque es el embrión del éxito. Si un evento familiar debe emocionar, solo conseguiremos esa emoción a través de transformar los recuerdos, sueños y expectativas de los protagonistas en una realidad excepcionalmente orquestada.

Mirar a los novios directamente a los ojos y preguntarles “¿Cómo quieres que sea tu día más especial?”, “¿Qué te gustaría recordar de esta fiesta dentro de 20 años?”, “¿Cúal es tu boda –real o de ficción- de referencia?” (y aquí entran desde Grace y Rainiero hasta la Cenicienta…), “¿Cuáles son tus colores, flores, olores, paisajes… preferidos?”, “¿Cómo es tu vestido?”…

Una vez establecida la complicidad necesaria, ellos empiezan a confiar en el event planner (planificador u organizador de eventos), y podemos pasar a temas más personales con preguntas como “¿Cómo os conocisteis?”, “¿Cuál ha sido vuestro momento de pareja más emocionante?”, “¿Quiénes son las personas más importantes en vuestra relación?”.

Toda esta información bien tratada es una fuente de inspiración para sorprenderlos en la siguiente fase.

Ejemplos de lo más tonto:

–       Si la pareja se conoció en un viaje por Indonesia, podemos incorporar algún sabor asiático en el menú, un pequeño recuerdo a este hecho.

–       Si comparten una afición común, ésta puede ser el motivo del pastel de novios.

–       Si a ella le vuelve loca el color azul turquesa de los ojos de él, podemos trabajar la ambientación para que todo tenga ese tono.

Estos son algunos ejemplos simples, pero el mensaje es que como más detalles conocemos, más pistas tendremos para presentarles un proyecto que les enamore y haga de ese día una experiencia inolvidable.

Las habilidades multidisciplinares de los profesionales que se dedican a la organización de fiestas y jolgorios pasan desde la psicología para crear una relación cómplice con los interesados, hasta la intuición de cuando se acabará el papel de baño, pasando por un extenso conocimiento gastro-enológico y la capacidad de liderar equipos. No, no es fácil este trabajo.

Relación de posts publicados en esta serie «Organización de eventos: BBC, el clásico de Boda, Bautizos y Comuniones». Una serie en clave de humor.

Primer paso para organizar un (buen) evento: conocer a las personas. Fecha de publicación Miércoles 5 de Marzo

Presupuesto y creatividad, el segundo paso. Fecha de publicación Jueves 6 de Marzo 

Event Storyboard, la idea creativa. El tercer paso. Fecha de publicación Martes 11 de Marzo

Timing, cuarto paso. Fecha de publicación Miércoles 12 de Marzo 

Checklist, quinto paso. Fecha de publicación Viernes, 14 de Marzo 

Los conflictos más habituales en un evento. Fecha de publicación Martes, 18 de Marzo

El evento como herramienta de promoción. Fecha de publicación Miércoles 19 de Marzo

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