QUINTO PASO PARA ORGANIZAR UN EVENTO (PERFECTO): EL CHECK LIST

Cuando ya hemos decidido el presupuesto, tenemos la idea creativa y ésta ha pasado a un Timing, nos enfrentamos al Check List. Este es uno de los documentos más delicados a elaborar.

Para que lo que sucede en el Timing pueda realizarse, necesitamos una serie de acciones previas, y con ejemplos esto se ve muy fácil: si a las 13h30 vamos a servir el almuerzo, todo debe estar montado a esa hora. Evidente, ¿verdad?.

Para ello hay que empezar una horas antes y no dejarse nada. Absolutamente nada. Todo lo que debemos hacer para que a la hora programada tengamos el montaje listo está en el Check List y por orden de ejecución y departamento, para que ninguna tarea interfiera con otra (por ejemplo: si regamos las plantas del jardín después de montar los manteles en las mesas, probablemente salpicaremos, ensuciando la mantelería).

Estas son algunas tareas de un Check List:

–       informar a cocina/sala/recepción de cualquier cambio de última hora (event planner)

–       imprimir los listados de sitting, verificar las minutas y tarjetas (event planner)

–       confirmar entrega flores con proveedor (event planner)

–       confirmar entrega pastel con proveedor (cocina)

–       bajar las mesas del almacén grande (sala)

–       bajar las sillas del almacén pequeño (sala)

–       recoger las fundas de las sillas y la mantelería en la lavandería del hotel (sala)

– repasar las zonas ajardinadas (recortar, regar, verificar bombillas) (mantenimiento)

–       montar las mesas según el plano facilitado(sala)

–       poner las fundas y la mantelería (sala)

–       planchar los manteles sobre las mesas (sala)

–       marcar los servicios (sala)

–       distribuir tarjetas de sitting según plano (event planner)

–       repasar limpieza (pisos/housekeeping)

–       etc, etc…

Etc, etc… un largo etcétera de tareas que hay que realizar, algunas de ellas tan peculiares como:

–       verificar los alargos y multi enchufes eléctricos para los músicos (mantenimiento)

–       verificar burros y tickets guardarropía (recepción)

El Check List es la tranquilidad de saber que no debemos pensar en lo obvio el día del evento, porque lo hemos ido programando conjuntamente con el Timing. Nos permite ocuparnos de los imprevistos que irán apareciendo antes de la llegada de los invitados y que pedirán toda nuestra atención.

Relación de posts publicados en esta serie «Organización de eventos: BBC, el clásico de Boda, Bautizos y Comuniones». Una serie en clave de humor.

Primer paso para organizar un (buen) evento: conocer a las personas. Fecha de publicación Miércoles 5 de Marzo

Presupuesto y creatividad, el segundo paso. Fecha de publicación Jueves 6 de Marzo 

Event Storyboard, la idea creativa. El tercer paso. Fecha de publicación Martes 11 de Marzo

Timing, cuarto paso. Fecha de publicación Miércoles 12 de Marzo 

Checklist, quinto paso. Fecha de publicación Viernes, 14 de Marzo 

Los conflictos más habituales en un evento. Fecha de publicación Martes, 18 de Marzo

El evento como herramienta de promoción. Fecha de publicación Miércoles 19 de Marzo

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